Como configurar os Tipos de Contratos e criar Contratos no Sistema ERP
Um contrato é um acordo de vontade firmado por duas ou mais pessoas, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. Basicamente, é no contrato que se projeta direitos e deveres em uma operação, ou seja, um documento com as cláusulas e informações de sua negociação. E quem trabalha com a prestação de serviços costuma utilizar esse tipo de documento para gerenciar o relacionamento com seus clientes.
Para começar, você precisará cadastrar os Tipos de Contratos da sua empresa. Para isso, acesse o menu lateral Contratos , submenu Tipos de Contratos e clique em Novo
Agora, o sistema o redirecionará para a tela de cadastro dos tipos de contratos.
Atenção! É obrigatório que o Template (modelo do contrato) seja um documento no formato DOCX.
Nome : informe um nome para o tipo de seu contrato; Comissão do Vendedor (%) : informar a porcentagem da comissão que o vendedor receberá ao realizar o contrato, se houver; Classificação de Serviço : se este tipo de contrato para um serviço, você poderá selecionar a classificação do serviço; Modelo : aqui você poderá realizar o upload do seu modelo de contrato para o sistema. Basta clicar em Carregar Arquivo .
Configurando o modelo de contrato personalizado
Em um documento no formato DOCX você deverá escrever todas as informações e cláusulas que você considera importantes para alinhar as obrigações acordadas entre sua empresa e o contratante.
Quando necessário, utilize as TAGS presentes no Dicionário para contratos . É através deles que o sistema busca e insira no contrato as informações lançadas.
Você deve clicar em Upload Arquivo para escolher o documento no seu computador e importá-lo para o sistema.
Funcionamento do Dicionário para contratos
O Dicionário para contratos é uma ferramenta que o auxiliará na construção do seu contrato personalizado. Ele funciona através da utilização de TAGs, onde você deve colocar uma TAG que deseja para que ela seja lida e recuperada pela informação cadastrada no sistema.
Por exemplo : Eu quero que a aplicação no meu contrato o nome da empresa e também a razão social dela. Por isso, vou usar ##Empresa## e ##RazaoSocial##. Assim, o sistema substituirá as TAGs pela informação cadastrada no sistema, sempre que eu usar esse modelo de contrato.
Criando um novo contrato
Agora você já poderá criar um novo contrato. Para isso, acesse o menu lateral Contratos e clique em Novo contrato
Feito isso, você precisará preencher algumas informações importantes.
Dados do Credor
Empresa : você deverá informar a empresa que será responsável pelo contrato; Cliente/Fornecedor : você deverá informar o cliente/fornecedor do contrato; Tipo : você deverá selecionar o tipo de contrato cadastrado anteriormente; Plano de Conta : você deverá selecionar o plano de conta desejado para os lançamentos deste contrato; Forma de Pagamento : você deverá selecionar a forma em que o cliente irá realizar o pagamento dos lançamentos; Código : você poderá informar um código para este contrato, caso não seja preenchido, o sistema deverá preencher este campo ao salvar; Centro de Custo : este campo será preenchido automaticamente ao informar o plano de contas; Conta Bancária : você deverá informar uma conta bancária para os lançamentos; Situação : você deverá selecionar a situação do contrato; CFOP : você poderá informar um CFOP para este contrato.
Dados
Dia Pagamento/Vencimento : informe qual será o dia que deverá vencer o lançamento do contrato; Duração do Contrato : consulte o período que o contrato durará; Último Reajuste : informa os dados do último reajuste; Próximo Reajuste : informe os dados do próximo reajuste; Dados de Início : informe qual será a data de início do contrato; Data de Término : o sistema preenchea automaticamente este campo levando em conta os dados de início do contrato e a duração dele; Dias de Carência : informe o período de carência do seu contrato, se houver.
Informações de Pagamento
Valor Período/Duração (R$) : informar qual será o valor de cada parcela do contrato; Valor Total (R$) : o sistema preencherá automaticamente este campo com o valor total do contrato, levando em conta o valor do campo valor período e a duração dele; Número de Parcelas : informa o N° de parcelas em que o valor do contrato deverá ser lançado; Intervalo : informe qual será o intervalo de cada parcela; Entrada (R$) : informa o valor da entrada, se houver. Agora clique em Gerar Duplicatas , assim o sistema irá gerar os lançamentos financeiros.
Informações de Vendedor/Comissão
Vendedor : selecione o vendedor responsável por este contrato, se houver; Comissão do Vendedor (%) : informar a porcentagem da comissão do vendedor, se houver; Comissão Vendedor Período/Duração (R$) : o sistema apresentará o valor da comissão do período do contrato; Comissão Vendedor Total (R$) : o sistema apresentará o valor total da comissão do vendedor.
Campos Personalizados
Nesta aba, aparecerão todos os campos personalizados cadastrados para os Contratos. Assim, você poderá preencher o acordo com a informação necessária.
Observações
Neste campo, você poderá informar observações sobre este contrato.
Após preencher todas as informações possíveis, clique em Salvar . Agora, no Mais Ações , você terá algumas opções importantes.
Renovar Contrato : ao clicar nesta opção, o sistema duplicará o cadastro deste contrato; Faturar Contrato : ao clicar nesta opção, o sistema gerará os lançamentos das parcelas estipuladas no contrato; NFS-e : você poderá gerar a NFS-e das parcelas desejadas do contrato; Enviar por E-mail : ao clicar nesta opção, o sistema enviará o contrato por e-mail para o cliente; Baixar : ao clicar na opção, o sistema irá realizar nesta o download do documento do contrato; Lançar Comissão do Vendedor : ao clicar nesta opção, o sistema realizará os lançamentos da comissão do vendedor. Esta opção aparecerá após faturar o contrato, caso você não possua a configuração de lançamento de comissão automática.
Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a aproveitar ainda mais as funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com seu fornecedor para maiores informações!