Como gerar Ordens de Serviço Avulsas no Sistema ERP
Sem dúvida que OS são elementos fundamentais na rotina de quem atua nos mais variados segmentos de prestação de serviços.
E dentro dessa organização, é preciso alinhar o controle interno de sua empresa, entendendo quais são as atividades desenvolvidas, os prazos, os equipamentos utilizados, quem são os técnicos responsáveis. Assim, as Ordens de Serviço Avulsas podem auxiliar nesse processo, pois não geram transferência financeira, nem mesmo a emissão de documentos fiscais. Eles apenas são documentos para organização das atividades já realizadas ou a serem feitas.
Nesse sentido, para criar uma nova OS Avulsa, acesse o menu lateral Prestação de Serviço, submenu Nova OS Avulsa.
Agora, o sistema abrirá a tela de cadastro da Ordem de Serviço.
Cliente : selecione para qual cliente o serviço foi realizado; Empresa : selecione a sua empresa que prestou o serviço; Código : informe um código para a identificação do OS Avulsa. Se você não informar este campo, o número será gerado automaticamente, conforme a sequência das demais OS avulsas cadastradas; Contato : informe um contato do cliente; E-mail destinatário : informar o e-mail do cliente; E-mail Comercial Destinatário : informe o e-mail comercial do cliente, se houver; E-mail Faturamento Destino : informe o e-mail de faturamento do cliente, se houver; Status : selecione em qual status se encontra o SO avulsa.
Na sequência, incluindo os serviços que serão executados.
No campo Localizar Serviço, procure o serviço desejado pelo código ou nome. Após selecionar o serviço, clique em Adicionar. Depois de adicioná-lo, você pode alterar a quantidade, o valor unitário e os descontos, se houver.
Agora, você precisa preencher as informações da seção Dados Ordens de Serviço
Abertura de dados : selecione no calendário os dados em que foi aberta a ordem de serviço; Técnico : informe o técnico responsável, previamente cadastrado no sistema, no cadastro de Pessoas; Contrato : informe o número do contrato, se houver algum compromisso a este OS; Dados de visita : neste campo você informará os dados e hora em que uma visita foi agendada com o cliente; Início da intervenção técnica : informar a data de início do trabalho técnico neste serviço; Fim da intervenção técnica : selecione os dados em que o técnico finalizou o serviço; Problema : neste campo de texto livre, você deverá relatar qual o problema identificado e as medidas a serem tomadas para a realização do serviço; Laudo Técnico Geral : clame um laudo do técnico geral para o problema relatado e/ou resolvido no OS; Técnico do Laudo: informe o nome do especialista (perito ou técnico) que emitiu o laudo técnico. Lembrando que este técnico deve estar previamente cadastrado em Pessoas; Laudo Técnico : nesta seção você pode adicionar outros laudos secundários sobre o problema e a solução, além de informar qual o técnico responsável pelo laudo.
Na seção Informações dos Equipamentos, informe quais equipamentos da empresa foram utilizados para a realização do serviço.
Nome : informe o nome do equipamento, para que ele possa ser facilmente identificado; Código/N° Série : informar um código para identificação do equipamento; Modelo : informe qual o modelo do equipamento em questão; Fabricante : informar qual o fabricante do equipamento; Nº Patrimônio: essa informação está inserida no caso de empresas que numeram seu patrimônio para controle interno; Nº Controle: essa informação é inserida no caso de empresas que utilizam números de controle para acompanhar o volume de serviços realizados com equipamento específico; Observações: adicionar alguma observação referente ao equipamento, se houver; Final da Garantia: utilize esse campo para informar os dados finais da garantia do equipamento utilizado para a realização do serviço ou para a substituição de um equipamento com defeito; Cliente : informe o nome do cliente. Agora, clique em Adicionar Equipamento para que o sistema realize a inserção do equipamento no SO.
Na sequência, há a seção Cadastro de Veículos, onde você pode adicionar o veículo utilizado para a realização do serviço e/ou visita ao cliente. Esta seção também poderá ser utilizada caso o serviço seja de manutenção automotiva.
Modelo : informa qual o modelo do veículo em que o serviço foi realizado; Placa : preencha a placa do veículo (com letras e números, sem informar símbolos ou espaços); N° Série : digite o número de série do veículo (sem informar símbolos ou espaços); Chassi : informar o número de chassi do veículo, para posterior consulta se necessário. Após os dados preenchidos, clique em Adicionar Veículo .
Você poderá agora adicionar um CheckList à sua Ordem de Serviço.
A última seção refere-se ao endereço onde o serviço será concluído. Você pode preencher o CEP, e então os demais campos serão preenchidos de acordo com as informações dos Correios. Caso algum campo esteja incorreto ou não tenha sido preenchido, informe-o conforme as orientações do seu cliente. Caso o cliente já tenha esses dados preenchidos em seu cadastro, as informações são fornecidas automaticamente.
Por fim, é possível anexar documentos a esse OS Avulsa. Para isso, basta clicar no botão Escolher Arquivos e selecionar um dos arquivos presentes em seu computador.
Após preencher todos os dados, clique em Salvar . Você também poderá utilizar as opções disponíveis no Mais Ações
Gerar Agendamento OS : ao clicar nesta opção, você abrirá uma tela de Agendamento com todos os dados do OS, onde será possível selecionar um responsável, dados e cronograma para a realização da tarefa; Enviar por e-mail : ao clicar nesta opção, o sistema enviará um sistema operacional por e-mail para o cliente. Lembrando que é necessário configurar o Servidor de E-mails ; Imprimir Etiquetas : ao clicar nesta opção, o sistema realizará a etiqueta do problema do SO; Baixar OS : ao clicar na opção, o sistema realizará nesta o download do documento do OS; Baixar Recibo : ao clicar nesta opção, o sistema realizará o download do recibo do OS; Baixar OS Externo : ao clicar nesta opção, o sistema realizará o download do documento do SO.